Bayi portalı nedir? Telefonla siparişten B2B sisteme geçiş rehberi

01Bayi portalı nedir?

Bayi portalı, bayilerinizin ve kurumsal müşterilerinizin kendi kullanıcı adı ve şifresiyle girip sipariş verdiği, size ait bir web sitesi ve mobil uygulamadır. Herkese açık bir mağaza değildir: her bayi yalnızca kendi fiyatını, kendi iskontosunu, kendi açık bakiyesini ve sipariş geçmişini görür.

Arka tarafta ise sizin için bir yönetim paneli çalışır. Gelen siparişleri onaylar, sevkiyatı planlar, tahsilatı cariye işlersiniz. Kısacası bayi portalı, telefonda ve WhatsApp'ta dağınık duran toptan satış trafiğini tek bir kayda toplayan B2B sipariş sistemidir.

02B2B e-ticaret sitesinden farkı ne?

İkisi de internetten satış yapar ama kime, nasıl sattıkları farklıdır. Perakende bir e-ticaret sitesi herkese aynı fiyatı gösterir; bayi portalı ise her müşteriyle yaptığınız anlaşmayı bilir.

Bu yüzden bayi portalı "e-ticaret sitesinin üye girişi olan hâli" değildir. Asıl değeri, fiyat ve risk kurallarınızı sistemin bilmesidir.

03Hangi işletmeler bayi portalına ihtiyaç duyar?

Aşağıdaki cümlelerden ikisi size tanıdık geliyorsa bayi portalı zamanınız gelmiş demektir:

• Siparişlerin önemli kısmı telefonla, WhatsApp mesajıyla veya fotoğrafı çekilmiş el yazısı listelerle geliyor.
• Her bayiye farklı fiyat ve iskonto uyguluyorsunuz; bunu bilen bir ya da iki kişi var.
• Bayi "elinizde var mı?" diye sorduğunda stoğa bakmak için birinin depoyu araması gerekiyor.
• Limitini aşmış bir bayiye mal çıktığını sonradan fark ettiğiniz oluyor.
• Plasiyerleriniz sahada tahsilat yapıyor ama cari ancak akşam ya da ertesi gün güncelleniyor.
• Mesai bitince sipariş de bitiyor; bayiler ertesi sabahı bekliyor.

Oto yedek parça, madeni yağ, hırdavat, yapı malzemesi, gıda ve içecek dağıtımı, kırtasiye ve kozmetik gibi çok kalemli ve tekrar eden siparişlerin olduğu sektörlerde bu tablo çok yaygındır.

04Bir sipariş portalda nasıl ilerler?

Telefonla alınan bir siparişte beş ayrı kişinin yaptığı işi portal tek akışta yapar:

1. Bayi siparişi verir. Dükkânı kapatırken telefondan girer, kendi fiyatını ve stoğu görerek sepetini oluşturur. Kimseyi aramasına gerek kalmaz.
2. Fiyat kurallarla hesaplanır. Liste fiyatı, bayi grubu iskontosu ve kampanya kuralları sunucuda uygulanır. Kimse hesap makinesine dokunmaz.
3. Risk kontrol edilir. Bayinin açık bakiyesi limitini aşıyorsa sipariş otomatik olarak onaya düşer. Siz yalnızca istisnaları görürsünüz.
4. Yönetici onaylar, sevkiyat planlanır. Sabah tek ekranda onay verilir; toplama listesi ve dağıtım rotası hazırlanır.
5. Tahsilat cariye işlenir. Plasiyer tahsilatı girdiği an cari güncellenir. Bayi, muhasebe ve satış ekibi aynı rakamı görür.

05İyi bir bayi portalında olması gerekenler

Teklif aldığınız her sistemde şu başlıkları sorun:

• Bayiye özel fiyat ve iskonto: Liste, grup, miktar ve kampanya kuralları birlikte çalışmalı. Bayiler birbirinin fiyatını görmemeli.
• Risk limiti ve onay akışı: Limit aşan sipariş durmalı, yöneticiye düşmeli.
• Canlı stok: Bayi sipariş verirken gerçek stoğu, gerekiyorsa tahmini teslim tarihini görmeli.
• Cari ve tahsilat: Açık bakiye, vadesi geçen tutarlar ve ödeme geçmişi bayinin ekranında olmalı.
• Muhasebe entegrasyonu: Logo, Mikro, Netsis gibi yaygın programlarla bağlantı kurulabilmeli; siparişler ve cari hareketler iki kez girilmemeli.
• Mobil kullanım: Bayilerin çoğu telefondan sipariş verir. Portal telefonda kusursuz çalışmalı.
• Sahadaki ekip: Plasiyerin bayi adına sipariş ve tahsilat girebileceği bir ekran olmalı.
• Veri sahipliği: Bayi listeniz, fiyatlarınız ve sipariş geçmişiniz sizin. İstediğiniz an dışa aktarabilmelisiniz.

06Hazır portal mı, size özel sistem mi?

İki yol da doğru olabilir; karar, iş akışınızın ne kadar standart olduğuna bağlıdır.

Hazır bir bayi portalı, kurulumu hızlı ve maliyeti öngörülebilir bir başlangıçtır. Fiyat grupları, risk limiti, cari ve mobil sipariş gibi temel ihtiyaçların çoğu hazır gelir. LABONNI'nin hazır ürünü Bayibox bu iş için tasarlandı; güncel paketleri fiyat sayfamızda görebilirsiniz.

Size özel bir sistem ise iş akışınız gerçekten farklıysa anlamlıdır: araç uyumluluğuna göre parça arama, çok depolu sevkiyat, sektörünüze özgü onay zincirleri gibi. Otomotiv için kurduğumuz oto parça e-ticaret ve B2B çözümü buna bir örnektir.

07Geçiş nasıl yapılır?

Bayi portalına geçişte en sık yapılan hata, sistemi kurup bayilere "artık buradan sipariş verin" demektir. Sağlıklı bir geçiş şu sırayla ilerler:

1. Fiyat kurallarınızı yazıya dökün. Hangi bayi hangi grupta, hangi iskontoyu alıyor, kampanyalar nasıl işliyor? Bu liste sistemin beynidir.
2. Muhasebe bağlantısını belirleyin. Stok, cari ve faturanın hangi yönde aktığına baştan karar verin.
3. Ürün kartlarını toparlayın. Kod, birim, koli içi adet ve görseller düzgün olsun; bayinin aradığını bulması buna bağlı.
4. Birkaç bayiyle deneyin. Siparişi en sık veren ve teknolojiyle arası iyi olan bayilerle başlayın, geri bildirimlerini toplayın.
5. Telefonu yavaşça portala yönlendirin. Telefonla gelen siparişi ekip portala girsin, bayiye de "bunu portaldan siz de görebilirsiniz" desin. Alışkanlık zamanla değişir.

08Sık sorulan sorular